Tout d’abord un petit rappel de l’événement à venir les 11, 12 et 13 novembre :
L’annonce de l’événement a été faite par Rémi Gaillard sur sa page Facebook le mercredi 02/11/2016. Il va vivre dans un box, à partir du vendredi 11 novembre et jusqu’au dimanche 13 novembre au soir si nécessaire. L’objectif est de récolter au moins 50 000 euros et/ou de faire adopter tous nos chiens et chats à l’adoption. Rémi sera dans un des box de la ligne d’éducation, probablement le R 611. Il y dormira, y mangera et y passera ses journées. C’est Gifi et son partenaire BravoLoto qui sont organisateur de l’événement, en association évidemment avec la SPA Montpellier Méditerranée Métropole.
Cet événement ne s’est jamais produit, donc il nous est difficile d’anticiper le nombre de visiteurs présents. Jeudi 03/11, à midi, il y avait déjà quasiment 10 000 personnes qui avaient signalé leur venue sur la page Facebook de l’événement… Nous nous attendons donc à une très grande affluence du grand public. De plus, les personnes qui souhaitent soutenir Rémi dans son action pourront dormir sur place, dans la zone entre les îlots et les enclos.
Le refuge sera effectivement ouvert nuit et jour ! Des vigiles seront présents sur toute cette période pour veiller à la sécurité des lieux. Pour la nuit, de grandes bâches seront installées le long des îlots, afin que les animaux soient au calme et ne soient pas dérangés par les personnes qui dorment sur place.
Quelques notions d’organisation :
Le parking habituel sera utilisé pour les animations associées à l’événement (écran géant, food-truck, musique…), il sera donc inaccessible pour se garer. De ce fait, il pourrait être intéressant pour les bénévoles d’organiser un covoiturage : ceux qui le souhaitent peuvent se retrouver sur le parking d’Intermarché, à Villeneuve les Maguelone et ne prendre qu’une voiture pour 5 personnes, afin de diminuer le nombre de voitures sur place. Si vous ne savez pas comment organiser ce covoiturage, vous pouvez le signaler sur les forums (dédiés aux chiens ou aux chats du refuge), ou prendre directement contact avec nous pour que nous puissions faire le relai ( resp.com@spa-montpellier.org ). Le mieux, pour les bénévoles qui viennent en voiture, sera de se garer face au refuge, sur la zone en terre à ce niveau. Ainsi, les visiteurs pourront se garer le long du refuge.
Attention ! Vu le nombre de visiteurs attendus, il sera interdit de sortir les chiens pendant ces trois jours (sauf pour les adoptions). Le portillon vers la garrigue sera fermé à clé afin d’éviter que le public entre sans qu’on ne les voit. L’accès au refuge se fera par l’accueil, comme d’habitude, en journée. La nuit, l’accès se fera par le portail qui se situe au bout du parking, face à l’îlot 7.
Bien évidemment, lors de ces deux journées, les t-shirts oranges pour les bénévoles et bleus pour les employés seront OBLIGATOIRES. Les nouveaux t-shirts oranges sont arrivés. Vous pouvez les récupérer au refuge (il y a toutes les tailles, du S au XXL).
Une trentaine de sandwichs sera disponible chaque jour pour les bénévoles qui n’ont pas la possibilité d’apporter leur propre nourriture.
L’accès aux chats rend obligatoire le passage dans les pédiluves et désinfection des mains de tous les visiteurs avant et après. En effet, il y a plusieurs cas de Typhus en ce moment, et nous devons à tout prix enrayer cela. L’accès à l’îlot 1 nécessite que nous passions tous par le pédiluve et la désinfection des mains, même si nous n’allons pas voir les chats ! Merci
Si des journalistes vous interpellent, vous pouvez bien évidemment leur répondre en mettant en avant l’action du jour, mais vous pouvez aussi les renvoyer vers Rémi ou Annie, qui sont des habitués de ces missions.
La sécurité :
La grande affluence a été prévue : les maires de Montpellier et Villeneuve les Maguelone, la Métropole et le bureau du Préfet ont été avertis de cet événement. De nombreux vigiles seront présents pour veiller à la sécurité de chacun.
Malgré tout, nous comptons sur tous les bénévoles pour être vigilants sur ce point également, et surveiller que les visiteurs ne nourrissent pas les animaux, ne mettent pas les doigts dans les grilles, ne courent pas dans l’enceinte du refuge... Nous comptons aussi sur tout le monde pour veiller à ce que les cadenas des boxes soient continuellement fermés. Si vous voyez qu’il manque un cadenas ou que l’un d’eux est ouvert, il faut le refermer et le signaler au plus vite, car ce n’est pas normal. En effet, vu le nombre de personnes attendues, le risque de vol d’un chien est possible, et il faut vraiment être attentifs pour éviter cela.
Cet événement sera probablement stressant pour tous, mais il apportera énormément au refuge, tant au niveau ponctuel à cet instant qu’au niveau des retombées dans les semaines ou mois à venir. Nous risquons de faire des erreurs, bien évidemment, et chaque jour nous apprendra un peu mieux comment gérer cette situation. Nous avons besoin de vous au plus haut point !
Les adoptions :
En ce qui concerne les adoptions de chats, et pour éviter de trop stresser les minous, un ou une bénévole restera à l’extérieur de la chatterie afin de sélectionner les personnes vraiment motivées et ne laisser rentrer les adoptants potentiels qu’au fur et à mesure. Cela permettra de ne pas être trop nombreux dans l’enceinte de la volière ou des boxes pour les chats.
Pour ce qui est des adoptions de chiens, il risque d’y avoir énormément de monde. De ce fait, là encore, les bénévoles promeneurs seront mis à la tâche : pour sortir les chiens dans un enclos si une personne en charge des adoptions le demande (ATTENTION à ne pas sortir un chien à un visiteur sans l’accord d’un responsable adoption ! Merci J ). Les sorties des chiens se feront exceptionnellement uniquement par le couloir. Les grilles seront toutes fermées avec un cadenas et ne pourront être ouvertes durant ces trois jours. Nous aurons aussi besoin de votre contribution pour veiller à la propreté des lieux (autant dans les boxes que dans les allées et dans les enclos), avec ramassage des déjections et des déchets que pourraient jeter les visiteurs.
Pour faciliter et fluidifier les adoptions, il y aura 3 postes informatiques pour enregistrer administrativement les adoptions : un à l’accueil, un dans le bureau en face de celui d’Annie et un dans le grand bureau du fond. Ce grand bureau sera réservé pour les chats, où seront stockés les carnets de santé pour les chats.
Afin de savoir qui est encaissé quand (car il n’y a qu’un poste pour encaisser, qui se trouve à l’accueil), il y aura des carnets à souches numérotés, et les tickets seront distribués au fur et à mesure.
Pour éviter les bagarres entre les chiens, si une queue commence à se constituer près de l’accueil, deux boxes (encore à définir à l’îlot 1) seront réservés pour pouvoir y mettre les chiens en attente d’adoption.
Un ou une bénévole sera dédié(e) au standard sur ces 3 jours, afin que la partie administrative se fasse de façon plus fluide.
Les stands :
Il y aura différents stands : vente de matériel pour les animaux (un équivalent de la boutique à l’accueil) et buvette.
Le stand boutique fonctionne en autonomie pour les personnes qui n’adoptent pas (et dans ce contexte exclusivement, les chèques seront acceptés). En revanche, lors de l’adoption d’un chien et pour éviter une trop grande attente dans l’accueil, le loulou pourra être équipé (collier, harnais, laisse, croquettes…) directement au niveau du stand. Un bénévole prendra la suite de la personne en charge des adoptions pour rester avec l’adoptant et transmettre à l’accueil (qui gèrera l’encaissement) les étiquettes avec les prix des objets choisis. Il en va de même pour les adoptions chats, en ce qui concerne les croquettes et la caisse de transport, la litière, etc…
Au stand buvette, vous pourrez vendre des boissons et les gâteaux et tartes salées ou sucrées que vous aurez apportés. Nous comptons donc sur vos talents de cuisinier !! Sur le parking, Gifi et BravoLoto auront installé un food-truck, ces camionnettes où l’on peut acheter à manger, mais aucun bénéfice n’ira à la SPA. Nous espérons donc que le public viendra plutôt à notre stand buvette…
Pour faciliter votre tâche, il y aura un affichage, dans les différents stands et à chaque îlot, des tarifs et conditions d’adoptions. Toutes les personnes aux stands sont responsables de la caisse du stand dont elles s’occupent. Il y aura un tronc et un carnet pour les dons (afin que les personnes puissent avoir un reçu de don).
Attention : interdiction de mettre des ballons baudruche dans le refuge (ni à l’accueil, ni dehors). Certaines personnes sont allergiques et le risque est vraiment important.
Partenariat :
BravoLoto, partenaire de l’événement, a accepté de donner 1 centime d’euro à la SPA Montpellier Méditerranée Métropole, à chaque fois que quelqu’un télécharge l’application BravoLoto sur son téléphone ou sa tablette, à partir du 11 novembre. Ce sera Rémi Gaillard qui donnera le top départ pour cette action. Nous attendons donc son feu vert pour télécharger l’application en question. N’hésitez pas à le transmettre aux visiteurs lors de ces trois jours-événements. De même, nous espérons augmenter notre visibilité sur Facebook. De ce fait, vous pouvez proposer aux visiteurs de s’inscrire directement sur notre page Facebook pour être tenu informé de nos actualités.
Pour conclure :
De nombreux exemplaires de l’affiche de l’événement sont disponibles directement au refuge. Nous avons besoin que l’information soit diffusée au maximum, notamment chez les petits commerçants, afin de toucher un maximum de monde.
Nous vous attendons vendredi 11 novembre à partir de 8h30, pour finaliser l’organisation et les autres jours à partir de 9h afin de faire un débriefing avant chaque journée. Cela nous permettra de progresser en fonction des ce qui aura été observé la veille. Pensez-bien à prendre votre t-shirt orange !!
Et merci à tous !!!!!
Carine et Elise
Accueil 
Mar 8 Nov 2016 - 10:45